Een handtekening instellen in Outlook doe je via de instellingen van je e-mailprogramma, waar je een of meerdere signatures aanmaakt die automatisch onder je berichten verschijnen. Het kost hooguit een paar minuten en werkt iets anders in de nieuwe Outlook dan in de klassieke versie.
Outlook signature instellen in de nieuwe Outlook (2024 en later)
Microsoft heeft de nieuwe Outlook stap voor stap uitgerold. In deze versie stel je een handtekening in via het instellingenmenu:
- Open Outlook en klik op het tandwielpictogram (instellingen) rechtsboven.
- Ga naar E-mail en kies Opstellen en beantwoorden.
- Klik op Nieuwe handtekening en geef de handtekening een naam.
- Typ je tekst in het tekstvak. Je kunt de opmaak aanpassen met de werkbalk: lettertype, kleur, vetgedrukt, links en afbeeldingen zijn allemaal mogelijk.
- Kies onderaan of je deze handtekening automatisch wilt toevoegen aan nieuwe berichten, aan antwoorden of aan doorgestuurde berichten.
- Klik op Opslaan.
Je kunt meerdere handtekeningen aanmaken, handig als je zowel formele als informele mails verstuurt, of als je meerdere e-mailadressen beheert vanuit hetzelfde account.
Handtekening instellen in de klassieke Outlook (desktop)
Gebruik je nog de klassieke desktopversie van Outlook (onderdeel van Microsoft 365 of een oudere Office-licentie)? Dan is de route iets anders:
- Open Outlook en ga naar Bestand in de menubalk.
- Klik op Opties en daarna op E-mail.
- Klik op de knop Handtekeningen.
- Kies Nieuw, geef de handtekening een naam en typ je tekst.
- Stel rechts in het venster in voor welk e-mailaccount en welk type bericht (nieuw of beantwoorden) de handtekening automatisch verschijnt.
- Klik op OK om op te slaan.
In de klassieke versie kun je ook afbeeldingen invoegen door in het tekstvak op het afbeeldingsicoontje te klikken. Een logo toevoegen werkt zo: sla het logo op als afbeeldingsbestand (bij voorkeur .png), klik op het afbeeldingspictogram en selecteer het bestand.
Handtekening handmatig toevoegen aan een bericht
Wil je een handtekening niet automatisch laten invoegen, maar zelf kiezen wanneer je hem gebruikt? Dat kan. Open een nieuw e-mailbericht, ga naar het tabblad Invoegen en klik op Handtekening. Je ziet dan een lijst met alle handtekeningen die je hebt aangemaakt. Klik op de gewenste om hem in te voegen.
Dit is handig als je standaard zonder handtekening werkt maar hem af en toe toch wilt gebruiken, bijvoorbeeld bij externe contacten.
Veelgemaakte fouten bij het instellen van een Outlook-handtekening
Een handtekening die niet verschijnt, heeft bijna altijd één van deze oorzaken:
- Je hebt de handtekening aangemaakt maar niet gekoppeld aan het juiste e-mailaccount. Controleer dit in de instellingen onder “Standaard handtekeningen kiezen”.
- Je werkt met een nieuw bericht terwijl je de handtekening alleen hebt ingesteld voor antwoorden, of andersom.
- Je gebruikt de webversie van Outlook (Outlook.com of Outlook via de browser) terwijl je de handtekening hebt ingesteld in de desktopversie. Die twee synchroniseren niet automatisch. Stel je handtekening dan apart in via Outlook.com onder Instellingen > E-mail > Opstellen en beantwoorden.
Tips voor een professionele handtekening
Een goede e-mailhandtekening is kort en bevat precies wat de ontvanger nodig heeft. Denk aan: je naam, functie, bedrijfsnaam, telefoonnummer en eventueel een website. Houd het bij drie tot vijf regels. Een handtekening van tien regels met meerdere logo’s en disclaimers werkt eerder afleidend dan professioneel.
Gebruik geen afbeelding als enige inhoud van je handtekening. Veel e-mailclients blokkeren afbeeldingen standaard, waardoor de ontvanger een lege handtekening ziet. Combineer tekst met een eventueel logo voor de beste weergave.
Heb je de handtekening ingesteld maar wil je hem aanpassen? Ga via dezelfde route terug naar het instellingenmenu, selecteer de bestaande handtekening en bewerk de tekst. Vergeet daarna niet opnieuw op Opslaan te klikken.
